Protocollo Informatico
Il software Protocollo Informatico realizza un sistema di protocollo per la gestione della posta in entrata ed in uscita di una struttura più o meno complessa, in quanto consente la registrazione su un unico registro informatico dei documenti indirizzati e/o provenienti da qualsiasi luogo/ufficio facente parte della medesima struttura. Per esempio, nel caso di un Comune, nel protocollo informatico confluisce tutta la posta che interessa gli uffici comunali delle diverse aree, con il vantaggio di poter consultare i documenti archiviati in qualunque momento e da qualsiasi postazione ci si trovi. Questo è reso possibile grazie all’implementazione di profili di autorizzazione che consentono l’accesso al pannello di amministrazione per la gestione dei documenti della propria area, ma tutti gli operatori sono abilitati ad effettuare le registrazioni che confluiranno nell’unico registro di protocollo. Per effettuare una registrazione di protocollo, l’operatore sceglie il tipo di documento (in arrivo o in uscita) ed inserisce le informazioni secondo le due tipologie di seguito specificate:

• Documento in arrivo: mittente, data, n. atto, oggetto, numero allegati, categoria, classe, fascicolo e ufficio consegna atto.
• Documento in uscita: destinatario, data, n. atto al quale si risponde e oggetto.

Dopo aver inserito i dati, al documento verrà assegnato il numero progressivo nel registro di protocollo come etichetta contenente il numero stesso e la data di registrazione che in automatico sarà quella odierna. La numerazione delle registrazioni del protocollo è progressiva e viene gestita automaticamente dal software. Essa riparte dal numero 1 all'inizio di ogni anno solare. Per ciascuna registrazione di protocollo, inoltre, sarà conservata l’informazione riguardante l’operatore che l’ha effettuata. Per la consultazione degli elenchi dei documenti protocollati, le informazioni riguardanti ciascun documento sono presentate sotto forma di elenco ordinato per numero progressivo di protocollo assegnato automaticamente dal sistema. Su richiesta del committente potranno essere abilitati ulteriori tipologie di ordinamento. I registri di protocollo saranno archiviati per anno ed inoltre, per facilitarne la consultazione, sarà possibile scegliere di visualizzare le registrazioni di ogni mese. Per ogni registro di protocollo annuale sarà disponibile una sua versione stampabile e sarà possibile esportare l'intero archivio annuale in un foglio di Excel. È possibile associare alla registrazione di protocollo il file del documento e gli eventuali file allegati, operazione realizzata con il semplice upload nel caso di documenti informatici oppure preceduta dalla loro scansione mediante software di terze parti nel caso di documenti cartacei. Il software si può richiedere nella versione per utilizzo su rete locale o nella versione web.
Informazioni tecniche:
Il software è realizzato in linguaggio PHP e necessita dell'attivazione di un database MySql sul dominio web nel caso di installazione su sito Internet oppure su server web con database MySql e abilitato al PHP per utilizzo su rete locale.