BiblioDat@ nasce per archiviare, su supporto informatico, i libri contenuti nelle biblioteche in modo da facilitarne la distribuzione a studenti, personale docente e non docente, utenti esterni.
L'architettura del sistema è basata su due macro aree.
La prima macro area è dedicata unicamente alla consultazione ed è accessibile a tutti, anche a coloro che utilizzano altri PC connessi in rete con il computer nel quale è installato
BiblioDat@ e permette di:

• consultare per ogni categoria la lista completa in ordine alfabetico dei libri presenti
• cercare il libro desiderato per categoria e successivamente per restringere il campo della ricerca anche per sottocategoria e verificarne la disponibilità
• conoscere in caso di indisponibilità del libro la data della sua restituzione
• cercare il libro desiderato attraverso il titolo anche segnalandolo parzialmente o indicando il cognome e nome dell'autore.

La seconda macro area, protetta e fruibile unicamente dal referente mediante username e password, consente di:

• catalogare i libri, secondo l'ambito di appartenenza (numero illimitato di categorie scelte a discrezione della biblioteca)
• inserire per ogni categoria un numero illimitato di sottocategorie
• modificare e cancellare un testo dalla biblioteca
• cancellare una categoria o una sottocategoria solo se non contengono libri
• inserire illimitatamente nuovi testi per ogni categoria. Per ogni nuovo libro è obbligatorio specificare il titolo, l'autore, l'editore ed il codice identificativo, facoltativamente è possibile specificare la sottocategoria, il sottotitolo, l'anno di pubblicazione, la lingua, il codice ISBN ed il numero di pagine
• cercare il libro desiderato attraverso il titolo anche segnalandolo parzialmente o indicando il cognome e nome dell'autore
• cercare un libro in ordine alfabetico dall'elenco completo dei libri
• consultare per ogni categoria la lista completa in ordine alfabetico dei libri presenti
• verificare la disponibilità del libro richiesto e se non è disponibile viene indicata la data della sua restituzione
• registrare gli utenti che richiedono un testo con l'inserimento dei dati personali
• stampare una ricevuta di consegna del libro all'utente, contenente le informazioni necessarie alla sua identificazione e alla restituzione del libro
• avere un elenco che visualizza tutti i libri che devono essere restituiti in ordine cronologico
• visualizzare per ogni libro da restituire la scheda dell'utente che lo possiede
• registrare immediatamente l'avvenuta restituzione.

Il software consta di una procedura d'installazione semplice e necessita di un equipaggiamento hardware standard. La semplicità dell'impostazione lo rende accessibile a tutti (operatori e non), indipendentemente dalle conoscenze informatiche.
La Sipafweb, tuttavia, è in grado di fornire, se richiesta, l'assistenza necessaria sia nella procedura d'installazione, sia nell'eventuale formazione del personale e nel caricamento dei dati.
Visto l'ampio target di riferimento (biblioteche comunali, universitarie, scolastiche, biblioteche di altri Enti o P.A.) e per favorirne una diffusione più capillare, si è deciso di contenere l'aspetto economico della piattaforma informatica, limitandone il costo a soli € 275 (euro duecentosettantacinque) IVA esclusa. Lo stesso software può, comunque, essere implementato all'interno del sito Internet, adattandolo alle diverse esigenze del web ma mantenendo l'identica fisionomia. La trasformazione telematica necessita di ulteriori costi aggiuntivi che dovranno essere valutati di volta in volta, in base all'organizzazione delle pagine web che dovranno essere integrate con BiblioDat@.